在国际贸易的复杂舞台上，外贸单证员犹如幕后的魔法师，通过一系列精准、高效的操作，确保每一笔外贸交易的顺利进行。他们凭借着对各类单据和证书的娴熟处理，在货物交付、运输、保险、商检、结汇等关键环节中发挥着不可或缺的作用，是外贸业务流程得以顺畅运转的关键枢纽。
外贸单证员的角色定位与工作特点
角色定义
外贸单证员是在对外贸易结算业务中，负责处理进出口业务相关单据、证书的专业人员。他们的工作涉及买卖双方在交易过程中的多个方面，从货物的初步准备到最终的结汇，每一个环节都离不开单证员的精心操作。例如，在一笔服装出口交易中，单证员要确保采购合同（PI）、销售合同（S/C）等文件准确无误，为后续的各项工作奠定基础。
工作特点
工作量大：外贸业务涉及众多环节和大量文件的处理，单证员需要处理采购合同、发票、装箱单、提单、报关单、商检证书等多种单据，每一笔交易都伴随着大量的单证工作。例如，一个大型外贸企业每月可能处理上百笔进出口业务，单证员需要逐一处理每笔业务的各类单证，工作量巨大。
涉及面广：工作涵盖与工厂、货代、银行、海关、商检等多个部门和机构的沟通协作。他们要从业务员处获取订单信息，与工厂确认货物细节和生产进度，与货代安排运输和报关事宜，向银行提交结汇单据，还要配合海关和商检部门完成货物的监管和检验手续。例如，在安排货物运输时，单证员要与货代沟通运输方式、运费、目的港等诸多细节，同时确保报关资料符合海关要求。
时间性强：外贸交易遵循严格的时间节点，如货物的装运期、信用证的有效期、报关和结汇的期限等。单证员必须在规定时间内完成各项单证的制作、审核和提交，否则可能导致货物延误、信用证失效、无法结汇等严重后果。例如，信用证规定的交单期为装运日后 15 天内，单证员就必须在这个期限内完成所有单据的准备和提交，否则银行有权拒付货款。
要求高：单据的准确性和完整性至关重要，任何一个细小的错误都可能引发贸易纠纷、延误交货、增加成本甚至导致交易失败。单证员需要具备高度的细心、耐心和专业知识，熟悉国际贸易术语、相关法律法规、各国海关规定以及各类单证的格式和填写要求。例如，提单上的货物描述、数量、重量、收货人信息等必须与其他单据完全一致，否则可能导致货物无法顺利提货。
外贸单证员工作流程
一、从业务员那里拿来PI,S/C和工厂的信息后，开始联系工厂
询问：
① 有没有现货?要不要商检?
② 如果走空运有没有空运鉴定?
③ 如何包装?毛重?体积?
④ HS编码，CASNO.
⑤ 付款的银行资料有没有给过?
二、跟货代联系订仓
① 制作托书托书上注意运费，出运港，目的港，件毛体
② 索要进仓地址(入货通知)
③ 走空运的情况下，要给货代空运鉴定，非危保函(盖公章)
④ 海运情况下，给货代非危保函，有的还需要MSDS
三、做美金情况下，需要制作划汇资料
合同，发票。英文划汇资料本来应该工厂制单， 用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物的情况。 用作外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。 盖上工厂的章，交给财务。
四、跟工厂确认唛头，逐字核对
注意唛头上要显示CAS号码 批号要正确(要与分析单上一致)生产日期到期日期
五、关于商检
① 做美金的情况下，工厂自己做商检，给工厂提供目的港，出运港信息
② 做人民币情况下，可以委托工厂做商检。
看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。
③ 制作商检资料：采购合同，商检发票，商检箱单，商检委托书(盖章)。
④ 商检做好后，让工厂传真商检凭条，确认无误后传给货代，让货代去换通关单。
六、关于报关
① 做美金时，工厂自己报关。提供出运港，目的港
② 做人民币时，让货代公司帮忙报关。
③ 给货代公司寄报关资料：报关发票，报关箱单，报关单，核销单(备案到出运港)，
④ 报关委托书，准备4张盖了单证章的空白纸让货代备用。
⑤ 注意都要盖好章，报关单上显示的品名要注意，是工厂可以开发票的品名。
⑥ 零退税产品报关，要跟财务说，问财务报关金额怎么写，因为要交税，金额要少报
注意，商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下，
都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。
七、唛头确认好
付款底单给工厂传真过去，敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。
八、和货代联系，确认是否按时进仓
九、确认提单。
注意：
① 出运港
② 目的港
③ 客人名称地址，通知人，发货人，逐字核对
④ 件数，毛重(不要显示成了净重)，体积，逐字核对!
⑤ 显示运费
⑥ 出运日期
⑦ 显示装船指示上要求的内容
十、如果可以押汇，要投信用证保险
① 打印一张议付的发票，发票右上角写上HS编码和出运日期。
② 一定要确认提单签发的日期，与申请信保时发票上写的日期一致。
十一、工厂分析单
① 做美金时，用工厂寄来的分析单给客人，一定要让工厂显示上CAS号码
② 做人民币时，让工厂传真分析单，我公司重新制作，盖上自己公司的章。
③ 同样要注意CAS号码，批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期，品名。
十二、货物报关放行，装船开航后，让货代寄提单
需要付款买单的，先让他们开发票，传真过来，付款，寄单。
①给货代付运费时要在友邦登记，财务管理-运费登记-新建-发票号金额币种
②申请付款通知书要签字。
③给财务付款(申请付款通知书银行资料)
十三、给工厂传真开票资料，让工厂开增值税发票
有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量，金额也要对应一致。
十四、工厂寄单
① 做美金时，让工厂寄商业发票，箱单，分析单(2份显示有CAS号码)
② 做人民币时，让工厂寄增值税发票，合同正本，正本分析单
十五、制作CO
注意打印出来CO的发票后，记得要盖章，和付款申请单一起交给财务。
十六、投保
保单上被保险人写出口商，保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。
十七、收到工厂寄来的资料后，将增值税发票复印留底
正本合同、增值税发票、报关预录单、提单复印件。
十八、收到货代提单，复印留底
十九、制作汇票
询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码，金额。日期为提单日。
二十、备齐所有资料后准备交单
商业发票，箱单，分析单，产地证。仔细核对：盖章是否正确，内容是否一致。
二十一、货代退回核销单，先不要寄给工厂
① 做美金时，财务到银行核销，核销好银行盖章后，寄回工厂。
② 如果用离岸公司的帐户划美金给工厂，就可以直接寄回工厂，不用去核销。
③ 做人民币时，外贸公司自己去核销外汇，办理退税。
④ 用离岸公司与工厂做美金时，工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂，不需要财务核销。
