外贸行业报价单怎么做？外贸行业报价单格式及模板解析！

一、什么是Quotation？

Quotation，中文通常译作“报价单”，是外贸业务中卖方向买方提供商品价格和交易条件的正式文件。它不等同于发票，但包含了商品价格、数量、付款方式、交货时间等要素，用于供客户评估和确认是否下单。

一句话解释：

报价单是卖家给买家的“价格+条件”说明书，是开启交易的第一步。

二、Quotation的主要作用

• 明确价格与条款：向买家说明每种产品的单价、总价、付款方式、交货条款等
• 构成初步交易意向：买方接受报价后可作为后续签订合同或下单的基础
• 控制价格波动与风险：限定报价有效期，避免原材料价格变化带来的不确定性
• 规范商务沟通：统一格式与条款，有助于避免理解偏差和纠纷

三、Quotation的常见格式与内容

一份标准报价单通常包括以下信息：

• 抬头公司：名称、LOGO、地址、联系方式等
• 编号与日期：Quotation No.2025001/Date:20250605
• 买家信息：Buyer Name、Company、Address
• 产品描述：Product Name、Model、Specification
• 数量与单价：Quantity:500 units/Unit Price:USD\$5.50
• 总价：Total Amount:USD\$2,750.00
• 付款方式：Payment Terms:T/T30% deposit,70% before shipment
• 交货条款：Incoterms: FOB Shanghai/DDP NewYork
• 交货时间：Lead Time:25 days afterdeposit
• 报价有效期：Validity:15 days from the date of quotation
• 备注：包装方式、是否含税、特殊要求等
  ✅Tips：一些企业会将报价单称为“CommercialOffer”或“SalesQuotation”，本质含义相同。

四、Quotation与其他单据的区别

五、报价策略常见术语解析

• FOB/CIF/DDP：指定不同贸易条款，影响价格是否包含运费、关税等
• MOQ（最小起订量）：最低购买数量，报价中应注明适用的MOQ
• LeadTime：表明交货所需的时间
• Validity：限定报价的有效期，常为7\~30天，防止成本变动风险
• BulkPrice/SamplePrice：批量价与样品价区分，有助于促成试单再转正式订单

六、报价单常见误区与注意事项

七、报价单实例模板