外贸发货流程是怎样的？外贸发货流程及发货注意事项解析！

在外贸业务中，发货流程是指卖方在完成生产或备货后，依照合同或订单约定，将货物交付给买方或其指定承运人所进行的一系列操作流程。这个流程环环相扣，既涉及单据处理、物流安排，也涉及出口报关、跟踪交付等关键节点。以下将详细介绍外贸发货的标准流程及注意事项，帮助外贸企业或从业人员更高效地履行合同义务。

一、外贸发货的标准流程

1. 确认发货信息

在准备发货前，外贸人员需核实如下内容：

• 客户下单数量、产品规格、包装要求是否齐备；

• 合同/PI上规定的交货时间、交货条款（如FOB、CIF、DAP等）；

• 收货人信息、运输方式（海运/空运/快递等）；

• 是否有特殊文件要求，如CO、箱单格式、原产地证书、Fumigation等。

2. 联系货代或物流公司订舱

根据运输方式及客户需求，选择合适的货代或承运商并进行订舱。此阶段主要包括：

• 提供发货明细（品名、件数、毛重、体积、包装）；

• 确定航线或船期；

• 获取订舱确认（Booking Note）或舱单信息。

3. 准备出运单据

提前准备以下单证，用于报关与客户收货：

• 商业发票（Invoice）；

• 装箱单（Packing List）；

• 出口合同；

• 报关委托书、出口报关单；

• 如需：原产地证书（CO）、植检证书、熏蒸证书、保险单等。

4. 安排货物出库和装柜

• 通知工厂或仓库备货；

• 安排车辆或货代上门提货；

• 装柜过程中拍照存档，检查货物数量与外包装标签；

• 如是整柜运输，确保封号（Seal No.）记录正确。

5. 出口报关

• 提供发票、装箱单、合同、提货单等给货代或报关行；

• 货代进行电子报关；

• 海关放行后取得报关单、舱单号（Manifest No.）、提单草稿。

6. 确认提单信息并签发

• 审核提单草稿信息是否正确（如收货人、运输条款、品名、数量等）；

• 确认无误后出正本提单或电放；

• 如客户需信用证结汇，确保提单格式、签发要求满足信用证条款。

7. 寄送单据与通知客户

• 将发票、装箱单、提单、原产地证书等文件扫描或寄送给客户；

• 通知客户货物已发运，并提供运单号、航次、预计到港时间等信息；

• 若走L/C，准备一整套单据向银行交单议付。

8. 物流跟踪与售后处理

• 通过货代平台或承运人网站跟踪货物状态；

• 确认客户是否顺利清关收货；

• 如客户反映包装、损耗、延迟等问题，及时协调解决。

二、外贸发货注意事项

1. 发货时间需与客户和合同一致

• 严格根据交货条款（如FOB、CIF）履约；

• 若交期延期，应及时告知客户并书面说明原因。

2. 注意目的国要求

• 不同国家对产品包装、标签、清关单证要求不同；

• 如沙特、埃及需SASO或CIQ认证，欧美需CE标识，南美常有INVOICE格式要求。

3. 检查单证一致性

• 发票、装箱单、提单等单据内容应保持一致；

• 错误信息会导致客户无法清关，甚至退运或罚款。

4. 保险与风险控制

• 在CIF条款下，卖方需主动购买运输险；

• 即使非CIF，也建议为贵重货物购买保险。

5. 妥善沟通与留痕

• 重要发货事项应通过邮件确认并保留记录；

• 拍照记录装柜、包装、标签信息以备纠纷处理。

三、总结

外贸发货流程涵盖了从确认发货计划、订舱报关、装运提单到单据寄送及物流追踪的全链条操作。每个环节都可能影响客户的收货体验和后续付款行为。一个专业的发货流程不仅可以提高操作效率，更能有效控制合同风险和客户满意度。对外贸从业人员而言，熟练掌握发货流程与细节，是保证订单顺利完成的重要能力。