外贸跟单流程是怎样的？外贸跟单流程详细步骤解析！

外贸跟单流程是指在外贸业务中，跟单员或外贸业务员根据合同订单的要求，从接单、安排生产、监督质量、组织发货、准备单证直至收款等一系列环节进行跟进与协调的工作流程。它是确保订单顺利执行和出口业务成功的关键环节。

下面将详细介绍外贸跟单的操作流程与各阶段的工作内容：

一、接单准备阶段

1. 接收客户订单/合同

• 确认客户订单内容是否完整：产品名称、规格、数量、价格、交期、付款方式、包装要求等。

• 核对买卖合同或采购订单与公司报价是否一致，如有差异需及时沟通确认。

• 建立订单跟踪表或ERP系统记录，分配跟单编号。

2. 开具形式发票（Proforma Invoice）

• 向客户出具PI，供客户确认用于开证（L/C）或支付定金。

二、生产准备阶段

1. 安排采购和生产

• 将订单信息下达给生产部或工厂，制定生产计划。

• 根据产品需求进行原料采购或外协安排。

• 跟进样品打样（如为首次订单或定制产品），确保客户确认样品后再批量生产。

2. 确认交货时间

• 与生产部/工厂确认生产周期，确保交期与客户约定一致。

三、生产过程跟进

1. 跟踪生产进度

• 定期检查生产进展，防止延期；

• 与工厂保持沟通，发现异常立即反馈和调整。

2. 品质控制（QC）

• 安排中期或尾期质检（可由内部QC或第三方验货）；

• 根据客户或合同的质量要求确认成品质量。

3. 安排包装

• 根据客户要求定制包装（LOGO、条码、标签、外箱标识等）；

• 确保包装符合出口运输和客户市场标准。

四、出货准备阶段

1. 订舱与报关资料准备

• 提前联系货代或船公司订舱（海运、空运、快递）；

• 准备并提交出口报关资料：商业发票、装箱单、合同、报关单、核销单等；

• 根据目的国要求办理原产地证（CO）、熏蒸证、商检证等。

2. 安排装柜与发运

• 监督装柜过程（如FCL整柜）或与货代协调提货（如LCL拼柜）；

• 获取提单（B/L）、运单等发运单据；

• 根据付款方式决定是否寄单或交单给客户。

五、单证制作与收款跟进

1. 准备出口单证

• 制作并审核商业发票、装箱单、提单、原产地证、检验证书等；

• 若为信用证付款，严格按信用证条款准备“单单一致”的全套单据；

• 将单据寄送给客户或交银行议付。

2. 跟进收款

• T/T方式：确认客户汇款到账时间，及时通知财务；

• L/C方式：提交议付单据后，追踪银行付款进度；

• D/P、D/A：通过托收银行跟进付款与承兑。

六、售后与订单归档

1. 跟踪客户收货与反馈

• 了解客户是否已清关提货，是否有质量或数量问题；

• 协助解决因运输或质量引发的投诉与索赔问题。

2. 完成内部结案与归档

• 将本次订单所有资料整理归档，包括：客户订单、合同、发票、单据、收款凭证、邮件记录等；

• 汇总生产与出货数据，形成总结报告，用于下次订单参考与客户复购管理。

七、外贸跟单关键点提示